El “trámite pertinente”

En la administración pública -inclusive en la privada- es común encontrar disposiciones de las autoridades con expresiones escritas tales como “trámite pertinente”, “trámite respectivo”, “trámite correspondiente”.

¿Qué debe entenderse con esas disposiciones?

Empecemos por entender el significado de esas expresiones. El término TRÁMITE es generalmente utilizado más en la administración pública para referirse a un procedimiento preestablecido. Esto se debe a que en el sector público se hace tan solo lo que está escrito en la Ley. Esto a veces resulta engorroso porque la ley tiene un montón de pasos, a veces innecesarios, inconcebibles, desactualizados, etc. 

Por ejemplo, hay varios pasos a cumplir se si un ciudadano solicita un servicio público. Ese conjunto de pasos constituye el procedimiento o trámite.

Ahora, el término PERTINENTE es un adjetivo que proviene del sustantivo PERTINENCIA, lo que significa adecuado, correcto, previsto. Similar significado tiene los términos «respectivo» y «correspondiente».

Consecuentemente, si una autoridad escribe “trámite pertinente”, como disposición, es lo mismo que decir “que se haga el procedimiento administrativo correcto”, por tanto, esa decisión, que es general, no tiene nada de malo; al contrario, tiene un noble propósito; sin embargo, ocasionalmente esa disposición no debería emitirse cuando las circunstancias de un trámite obligan a tomar decisiones específicas.

¿Cuál sería el problema?

El problema en este tipo de disposiciones se presenta cuando las autoridades que las emiten las escriben como frases corrientes o trilladas; bien para despachar rápidamente un trámite sin percatarse de las consecuencias, o porque no conocen en realidad en qué consiste el procedimiento o porque sencillamente no desean comprometerse en la decisión (lavado de manos, como lo hizo Poncio Pilatos).

Suponga en el siguiente caso:

Un ciudadano presenta una denuncia en contra de un servidor público que presta sus servicios en una Institución donde sí existe reglamentación interna que regula el procedimiento para tramitar las denuncias. Esas regulaciones dicen:

Se debe admitir a trámite las denuncias que adjunten pruebas. Después, debe existir un informe técnico, el que sirve para tomar decisiones. Si hay mérito, se solicita al servidor público que emita sus puntos de vista para que ejerza su derecho a la defensa. Si no hay mérito, la denuncia se archiva. Finalmente, se analizan todas las pruebas y se toma la decisión, la que puede conllevar a una sanción o al archivo del proceso.

Imagine que esa denuncia no tiene pruebas, sin embargo, se la admitió; que la autoridad que conoció de la denuncia escribió “trámite pertinente”; que el expediente llegó a un Analista y él indicó que no hay pruebas; que la siguiente autoridad dispuso “trámite pertinente”; que el servidor que recibió el expediente elaboró una acción de personal para sancionar al denunciado; que la siguiente autoridad dispone “trámite pertinente”. Finalmente, llega al denunciado la sanción.

En este caso, el trámite pertinente o el procedimiento administrativo correcto era el establecido en la regulación interna. Ninguna de las personas que intervinieron hicieron el “trámite pertinente”; al contrario, hubo incorrección tras incorrección, ya que no correspondía admitirse a trámite, sin embargo, se lo hizo. Pero en las siguientes instancias pudieron corregir, pero, no, continuó la incorrección y, más bien, fueron empeorando la situación.

Moraleja:

Si usted es JEFE no abuse de la frase “trámite pertinente”.

Si usted es quien RECIBE la disposición como esas, investigue cuál es el trámite pertinente –por supuesto-si en caso su jefe no lo sepa.

Si usted es el INVESTIGADOR de la disposición, determine cuál es el “trámite pertinente”

Si conoce a alguien que se “lava las manos” disponiendo “trámite pertinente”, compártale este artículo. De pronto se da cuenta de su error (jejeje).

Saludos

Jaime