Aquí tienes una lista de chequeo efectiva para elaborar un comentario de auditoría gubernamental

La causa debe ser el resultado de un análisis, reflexión e investigación que determine, sin lugar a dudas, cuál fue el motivo que generó la condición reportada; es decir, una causa sine qua non (sin la cual no…).

Me explico: puede entrar en discusión más de una causa, en cuyo caso, es relevante seleccionar aquella/s considerada/s como “condición sine qua non”, es decir, aquella/s razones sin la/s cual/es no hubiese ocurrido el problema detectado. Esto significa que, de ninguna manera, la causa es una suposición; más bien, que la causa tenga justificación idónea.

Para saber cuál es la condición sine qua non pregúntese ¿si elimino esta opción/causa, hubiera ocurrido la novedad reportable? Su respuesta debe ser responsablemente abordada hasta obtener un motivo válido.

Una vez que se dispone de la causa o condición sine qua non, corresponde asociarla al deber de cuidado expresamente establecido como obligación, función, actividad, etc atribuida a un sujeto pasivo; es decir, a la persona vinculada en forma directa con el atributo causa o quien estuvo obligado a cuidar que la causa no se produzca, lo que significa asegurarse de la existencia de la respectiva tipificación.

La consecuencia propuesta indica el efecto real; es decir, debe haber ocurrido, o potencial, o sea, si ocurre podría dar lugar a daños materiales relevantes, por ejemplo, la falta de aseguramiento de bienes de valor significativo provoca un riesgo potencial de que, en caso de pérdida o destrucción, se genere un daño material.

Los comentarios de auditoría gubernamental deben revelar los aspectos relevantes, entendiéndose como tales, cuando, a base de criterio profesional [*], hay consecuencias negativas importantes al patrimonio del Estado, a los objetivos de la Institución o a los servicios a los que tiene derecho la ciudadanía.

Por tanto, deberían evitarse efectos tales como “dificultad en el control” ya que las instituciones no trabajan para ser controladas sino para brindar servicios a la colectividad.

Sin embargo, si correspondan a evidentes limitaciones en la aplicación de procedimientos de auditoría, es obvio que no será posible hacer lo imposible.

Si la relevancia del efecto tiene relación en lo económico, el efecto debe revelar el daño en términos monetarios, cuidando el no dar una falsa expectativa al lector.

[*] Una buena práctica es definir el error tolerable en la etapa de planificación de la auditoría. 

El art. 45 de la LOCGE distingue que se inobservan disposiciones legales en general y que se incumplen deberes y atribuciones.

Por la naturaleza de las responsabilidades “culposas”, esta característica es indispensable para la determinación de responsabilidades pues, el sujeto pasivo debe tener la obligación jurídica de hacer algo o de no hacerlo, lo que justamente se revela en el comentario de auditoría gubernamental.

(si quieres saber más sobre la responsabilidad culposa sigue este enlace)

El atributo criterio debe revelar las normas pertinentes en cuanto a las acciones u omisiones culposas descritas en el comentario; es decir, debe señalarse en forma específica qué norma o disposición se establece el “deber ser” que auditoría señale.

Corresponde a la temporalidad de la norma y al período de gestión del sujeto pasivo.

Esta característica se ha vuelto cada vez más importante, ya que la evolución normativa puede dar lugar a confusión, arriesgando que el auditor piense que una norma estuvo vigente al momento de elaborar el comentario de auditoría gubernamental cuando en realidad no sea así.

Verificar este requisito permite que los sujetos pasivos sepan que la tipificación existe y que estuvo vigente a la época de su gestión.

Una buena práctica es listar todas las normas aplicables al momento de elaborar la planificación del examen.

Las divergencias deben expresar criterios contrapuestos entre los auditados y el auditor, por tanto, si los puntos de vista justifican lo comentado, es obligación del auditor el corregir su afirmación de auditoría, hasta el punto, incluso, de eliminar el comentario, por ejemplo, cuando un hecho (una realidad) se reflejaba en cierta evidencia, pero que esa evidencia está viciada, invalidándola.

Si justifican parcialmente, el comentario debe reformarse y expresar la divergencia. Si no justifican nada, la divergencia debe expresarse con las razones por las cuales no se justifica el alegato del auditado.

En cualquier caso, si hay razones para mantener las afirmaciones de auditoría, las divergencias deben ser claras; no solo para que el sujeto pasivo pueda defenderse en etapas posteriores, sino para que la ciudadanía que accede al informe sepa las razones que motivan la existencia del comentario.

Se hace referencia a la comunicación con la que se hicieron llegar los puntos de vista; así como el cargo y período de todos los sujetos pasivos que hayan cursado puntos de vista.

Por más extenso o corto que sea el punto de vista, éste debe ser analizado por el Auditor para que pueda decidir sobre la eliminación, modificación, aclaración o ratificación del comentario; y, para revelar en forma concreta y clara cada una de las divergencias. Por tanto, no deben repetirse los comentarios de auditoría o partes de él, salvo que eso aclare la divergencia.

Los puntos de vista pueden expresarse mediante transcripciones o por el parafraseo, sin omitir todos los argumentos de defensa de los auditados.

En todo caso, debe revelarse la parte pertinente que refleje la defensa del auditado.

Cuando los puntos de vista sean confusos o mal redactados, se preferirá parafrasear los puntos de vista.

Deben considerarse todas las comunicaciones de los servidores y hacer referencia a ellas, en cuyo caso, se preferirá agrupar los puntos de vista similares, independientemente del cargo del remitente, de forma que el lector sepa el por qué existe la divergencia.

Para presentar la síntesis del comentario se espera que se revelen sus atributos.

Para ello, se sugiere iniciar la redacción con el atributo condición, luego con la causa o con el efecto, ya que esa estructura permite presentar a todo un comentario en una sola pastilla, por tanto, sería inaceptable que se incluyan en la conclusión aspectos no comentados.

Cada conclusión debe reunir un grupo de atributos (condición, causa, efecto; o, condición efecto, causa).

No obstante, cuando existan comentarios complejos que tengan más de una condición, con una o varias causas y con uno o varios efectos, se preferirá el plantear el número de conclusiones en función de la cantidad de “condiciones” encontradas, redactando de una manera que permita al lector saber que “x” condiciones fueron generadas por “n” causas y que dieron “z” efectos.

Lo relevante, en todo caso, es que se precise al lector cuál fue la verdadera relación causal entre las condiciones, causas y efectos, de manera clara y sin lugar a erróneas interpretaciones.

Se incluye cuando un evento sustancial ocurrió después del período sujeto a examen y que tiene relación con el alcance del hallazgo.

Esto significa que no debe ser confundido con un punto de vista, pues, el punto de vista pretende justificar o discrepar con el auditor, mientras que el hecho subsecuente modifica el estado en que se encuentra la condición comprobada, pero que el auditor no puede expresar ese nuevo hecho como parte de la motivación para proponer responsabilidades.

La recomendación es el valor agregado del Auditor, por tanto, debe emitirla para que la causa generadora del problema sea eliminada o mitigada, esto significa que las recomendaciones son, preferentemente, de tipo preventivo (previene que nuevamente ocurra el problema).

Por excepción y previa discusión técnica podrían emitirse recomendaciones que eliminen los efectos, es decir, podrían emitirse recomendaciones correctivas (corrigen consecuencias) solo en motivados casos ya que las recomendaciones no deben alterar resoluciones administrativas adoptadas con efectos a terceros ni ordenan ni autorizan pagos, por aplicación del art. 18 de la LOCGE.

Se deben dirigir a los cargos existentes en la estructura orgánica de la Institución, por tanto, se evitan recomendaciones dirigidas a funciones temporales, como administradores de contrato, comisiones técnicas, etc.

La redacción inicia con un verbo que indique la acción concreta que debe realizar la persona que ocupa el cargo para mitigar o eliminar la causa.

Tienen directa relación con los controles aplicables y al alcance de los servidores que aplicarán las recomendaciones.

Para que un texto sea legible, se requiere de claridad, corrección y concisión, pero, con que cada idea principal sea incluida en un solo párrafo ayudará bastante a la claridad. Por ello, no es adecuado hacer párrafos extensos.

Lo que más obscurece la redacción es el uso de anfibologías, es decir, expresiones con más de un sentido. Para que eso no ocurra, hay que cuidar la identificación de los elementos de la oración, es decir, al sujeto, al predicado, sus núcleos y sus complementos, así como el correcto uso de preposiciones y la adecuada concordancia gramatical de género y de número, por más extensas que sean las ideas del investigador.

El uso de los signos de puntuación debe seguir las reglas del idioma, sobre todo el no incurrir en la prohibición de usar comas que separen al sujeto del verbo o al verbo del complemento directo, que es el error más común en todo nivel.

Esta característica tiene relación con la seguridad jurídica, pues, los servidores públicos, incluidos los auditores gubernamentales, deben hacer tan solo aquello que está escrito, lo que implica que la orden de trabajo es la que establece los límites del accionar del equipo de control, en cuanto al rubro, período, entidad/es y objetivos.

(Si quieres saber más sobre el alcance de la auditoría sigue este enlace)

Otra de las garantías básicas que debe ofrecer el equipo auditor es brindar a los sujetos pasivos la posibilidad de fijar domicilio para futuras notificaciones.

Esto se logra notificando, por una sola ocasión, el alcance del examen a las personas relacionadas con el comentario; y, comunicándoles por escrito los resultados provisionales que se vaya generando en el transcurso de la acción de control.

Los comentarios de auditoría gubernamental, antes de ser aprobados, tienen la característica de ser resultados “provisionales”.

Como provisionales que son, no pueden confundirse con la emisión de resoluciones de responsabilidad; no obstante, debe reconocerse que el comentario es el insumo principal para la emisión de una resolución de responsabilidad en la etapa de juzgamiento.